REGLAMENTO INTERNO 
MACRO PROCESO FINANCIERO CONTABLE

Índice

CAPÍTULO I	3
Disposiciones Generales	3
CAPÍTULO II	5
De la Organización por Procesos	5
SECCIÓN I	5
De la jefatura	5
SECCIÓN II	6
Del Proceso de Tesorería	6
Del Subproceso de Ingresos	7
Del Subproceso de Egresos	7
SECCIÓN III	8
Del Proceso Gestión Presupuesto y Contable	8
Del Subproceso de Presupuesto	9
Del Subproceso de Contabilidad	10
SECCIÓN IV	11
De la Unidad de Análisis Financiero y Riesgo	11
CAPÍTULO III	11
DISPOSICIONES VARIAS	11

CAPÍTULO I
Disposiciones Generales

Artículo 1.- El presente Reglamento, en concordancia con las disposiciones contenidas en la Ley Orgánica del Poder Judicial y demás normativa conexas; así como, las directrices emitidas por la Corte Plena, el Consejo Superior y Dirección Ejecutiva, constituyen el marco de organización y funcionamiento de Macro Proceso Financiero Contable del Poder Judicial, el cual es de acatamiento obligatorio para los servidores de Macro Proceso Financiero Contable.

Artículo 2.- El Macro Proceso Financiero Contable del Poder Judicial, está integrado por dos procesos con sus respectivos Subprocesos y por una Unidad, conforme se detallan a continuación:
	
	1.- Proceso de Tesorería
		1.1 Subproceso de Ingresos 
		1.2 Subproceso de Egresos 
 
	2.- Proceso de Gestión Presupuesto y Contable
		2.1 Subproceso de Presupuesto
		2.2 Subproceso de Contabilidad  

	3.- Unidad de Análisis Financiero y Riesgo
		3.1 Área de Riegos de Inversiones  
		3.2 Área Actuarial
		3.3 Área de Aseguramiento de la Calidad

Artículo 3.- El Macro Proceso Financiero Contable estará subordinado jerárquicamente a la Dirección Ejecutiva y tendrá a su cargo las siguientes funciones:

a.	Controlar la ejecución de los presupuestos ordinarios y extraordinarios del Poder Judicial.
b.	Tramitar y visar los pagos.
c.	Analizar, registrar y controlar, las operaciones financiero contable del Poder Judicial.
d.	Aprobar, de previo a su ejecución, las operaciones que impliquen un cargo al presupuesto.
e.	Revisar y controlar las transacciones financieras.
f.	Refrendar los cheques u órdenes de pago que contra las cuentas corrientes judiciales giren las oficinas judiciales del Primer Circuito Judicial de San José.
g.	Realizar la gestión por medio de cheques u órdenes de pago de las oficinas judiciales del Primer Circuito Judicial de San José, que ordenen girar contra sus cuentas corrientes.
h.	Conciliar, periódicamente, las cuentas corrientes utilizadas en las operaciones financiero contables del Poder Judicial y las demás que por disposición legal o reglamentaria le corresponda hacerlo o que el Consejo Superior o la Corte Plena le asigne.
i.	Controlar y registrar las transacciones del Fondo de Jubilaciones y Pensiones, del Fondo de Socorro Mutuo, de la cuenta «Publicaciones» y de cualquier otra cuenta especial que se ordene abrir.
j.	Recomendar a la Dirección Ejecutiva, la inversión de los recursos económicos del Fondo de Jubilaciones y Pensiones del Poder Judicial, Fondo de Socorro Mutuo, Fondo de Emergencia, y Contaduría Judicial, en apego a las políticas de inversión aprobadas por la Corte Plena y el Consejo Superior.
k.	Gestionar los movimientos y pagos correspondientes a la planilla de asignaciones a los jubilados y pensionados judiciales, así como cualquier otro egreso que se ordene con cargo a la cuenta del Fondo de Jubilaciones y Pensiones.
l.	Asesorar y capacitar en materia financiero contable y de ejecución presupuestaria a las oficinas que así lo requieran.
m.	Gestionar el pago de intereses que generan las cuentas corrientes judiciales, conforme al procedimiento establecido para esos efectos.
n.	Garantizar razonablemente el cumplimiento de las normas generales y procedimientos de control interno que deban aplicarse a las operaciones financieras.
o.	Asesorar en la gestión de riesgos financieros de mercado; materia actuarial y aseguramiento de la calidad.
p.	Cualquier otra que por ley, reglamento o acuerdo de la Corte Plena, el Consejo Superior y/o la Dirección Ejecutiva le asigne.
	
Artículo 4- Como parte del control de las cuentas corrientes judiciales, el Macro ProcesoFinanciero Contable dictará lineamientos y directrices generales de carácter operativo, a los jefes de las diferentes oficinas, sobre el correcto manejo de las cuentas, las que serán de cumplimiento obligatorio, con la finalidad de dar cumplimiento y eficacia a las políticas rectoras que dicten la Corte Plena, el Consejo Superior y/o Dirección Ejecutiva.

Artículo 5.- Con el fin de avalar el correcto cumplimiento de sus deberes y obligaciones y de previo a entrar en el  ejercicio de sus funciones, el Consejo Superior definirá los funcionarios que integran el Macro Proceso Financiero Contable que deban rendir caución así como el monto respectivo.

CAPÍTULO II
De la Organización por Procesos
SECCIÓN I
De la jefatura

Artículo 6.- El Macro Proceso Financiero Contable estará a cargo de un jefe que velará por la correcta ejecución de las labores asignadas a los distintos Procesos, Subprocesos y la Unidad que lo integran y quien en el ejercicio de su cargo, tendrá las siguientes funciones:

a.	Garantizar razonablemente el cumplimiento de las leyes, las normas y procedimientos que regulan la actividad financiera, presupuestaria y contable del Macro Proceso Financiero Contable.
b.	Dirigir, organizar, planificar, coordinar, controlar y evaluar las actividades que le correspondan al Macro Proceso Financiero Contable.
c.	Responder, ante su superior, por el debido y cabal cumplimiento de las funciones asignadas al Macro proceso.
d.	Proporcionar la información requerida por las diferentes oficinas del Poder Judicial, en asuntos de su competencia.
e.	Velar por la correcta ejecución del presupuesto del Poder Judicial.
f.	Realizar análisis por partida y subpartidas del presupuesto, para recomendar oportunamente las modificaciones que fueren convenientes.
g.	Participar en las Comisiones a las que fuere convocado.
h.	Evacuar las consultas que le plantee el personal del Macro Proceso sobre asuntos atinentes a su labor.
i.	Aprobar la recomendación de inversión de los recursos dinerarios del Fondo de Jubilaciones y Pensiones y otras cuentas del Poder Judicial.
j.	Rendir los informes solicitados por su superior o por iniciativa propia cuando las  circunstancias lo ameriten. 
k.	Ejercer el régimen disciplinario sobre los funcionarios del Macro Procesoconforme con la normativa vigente.
l.	Rendir los informes que le solicite la Corte Plena, el Consejo Superior y la  Dirección Ejecutiva con la periodicidad que se le indique. 
m.	Cualesquiera otros deberes y atribuciones que por leyes, reglamentos, acuerdos de Corte Plena, Consejo Superior y/o Dirección Ejecutiva o circulares le correspondieren.

Artículo 7.- La Jefatura del Macro Proceso Financiero Contable contará con los dos Jefes de los Procesos que lo integran, quienes sustituirán al titular en sus ausencias temporales y con el personal de apoyo necesario para cumplir con lo dispuesto en el artículo anterior.

SECCIÓN II
Del Proceso de Tesorería
 
Artículo 8.- Corresponderá al Proceso de Tesorería, integrado por los Subprocesos de Ingresos y Egresos, las siguientes funciones:

a.	Recomendar las inversiones de los recursos económicos que se efectúen en atención al Fondo de Jubilaciones y Pensiones y demás cuentas del Poder Judicial.
b.	Gestionar a quien tenga deudas con el Poder Judicial para que realice su efectivo pago.
c.	Controlar lo relacionado con los títulos valores, que se brindan como garantía de participación y de cumplimiento, producto de las licitaciones promovidas por el Poder Judicial.
d.	Establecer los mecanizamos de coordinación y comunicación con las autoridades administrativas para ejecutar y controlar los recursos presupuestarios asignados a la Institución.
e.	Participar en la formulación de anteproyectos de planes operativos anuales y  políticas institucionales en el área de su especialidad.
f.	Brindar asesoría profesional en las áreas de su competencia a comisiones y dependencias de la Institución.
g.	Establecer y velar por el cumplimiento de políticas, normas y directrices  así como de los objetivos, programas y actividades en cada subproceso. 
h.	Autorizar documentos de ejecución presupuestaria en caso que corresponda.
i.	Generar certificaciones, cheques de pago, ordenes de pago, Transferencias –SINPE (Sistema Nacional de Pagos Electrónicos), órdenes de compra y otra documentación oficial para enviar a terceros.
j.	Establecer las reservas presupuestarias del Poder Judicial para lo que corresponda.
k.	Tramitar los diversos movimientos del Sistema de pagos de Jubilados y Pensionados (salida de pagos, SINPE-deducciones, retenciones, liquidaciones, etc.).
l.	Gestionar lo relativo al proceso de generación de pagos de los recursos dinerarios del Fondo de Jubilaciones y Pensiones y de las distintas cuentas administrativas y cuentas corrientes Judiciales.
m.	Rendir informes diversos cuando lo soliciten los superiores.
n.	Realizar otras labores propias del Proceso, que asigne la Jefatura Superior.  

Del Subproceso de Ingresos

Artículo 9- El Subproceso de Ingresos estará constituido por las unidades de Inversiones, Cuentas por Cobrar y Archivo, las cuales están destinadas a la administración y custodia de los recursos dinerarios que al efecto recibe la Institución y el Fondo de Jubilaciones y Pensiones del Poder Judicial.

Artículo 10.- Corresponderá al Subproceso de Ingresos las siguientes funciones:

a.	Establecer los mecanismos de control que garanticen la seguridad razonable  de las operaciones ejecutadas en el área.
b.	Invertir los recursos económicos del Fondo de Jubilaciones y Pensiones y otras cuentas del Poder Judicial.
c.	Informar sobre el manejo de las inversiones, cuando así lo requieran las autoridades internas y externas.
d.	Efectuar el cobro de las deudas contraídas con el Poder Judicial, para que se realice su pago efectivo.
e.	Mantener saldos disponibles necesarios, en las diferentes cuentas corrientes administrativas.
f.	Custodiar la documentación que genera el Macro Proceso Financiero Contable. 
g.	Efectuar los estudios relacionados con los depósitos judiciales de  acuerdo con el Reglamento de Cuentas Corrientes Judiciales. 
h.	Diligenciar la destrucción de la documentación de acuerdo con la tabla de plazos autorizadas por el Consejo Superior del Poder Judicial. 
i.	Custodiar los títulos valores, que se brindan como garantía de participación y de cumplimiento, producto de las licitaciones promovidas por el Poder Judicial.
j.	Cualquier otra en lo que a su competencia funcional corresponda.

Del Subproceso de Egresos

Artículo 11.- El Subproceso de Egresos estará constituido por las unidades de Emisión de Pagos, Pagos Mayores, Pagos Menores, Diversos y Visado, destinadas a cumplir con la gestión del pago de los compromisos adquiridos por parte del Poder Judicial. 

Artículo 12.- Corresponderá al Subproceso de Egresos las siguientes funciones:

a.	Implementar los mecanismos de control que garanticen la seguridad razonable en las operaciones del área de su competencia.
b.	Emitir los pagos con cargo a las cuentas que administra el Poder Judicial.
c.	Tramitar los traspasos de fondos que ordenen las autoridades judiciales, utilizando el Sistema Automatizado de Depósitos y Pagos Judiciales (SDJ), lo cual será regulado en el Reglamento que rige esta materia.
d.	Custodiar el dinero en efectivo, que se mantendrá en caja para pagos diversos,  los títulos valores y los cheques que deban permanecer en el área.
e.	Elaborar las directrices de carácter operativo, tendientes a dar efectivo cumplimiento y eficacia a las políticas rectoras que dicten la Corte Plena, el Consejo Superior y/o la Dirección Ejecutiva, las cuales resultan ser de acatamiento obligatorio, con relación al funcionamiento del Fondo de Caja Chica General.
f.	Aprobar el porcentaje que se establece de la tasa de interés de promedio ponderado, para calcular el reconocimiento de intereses sobre las sumas dinerarias de los depósitos judiciales.
g.	Tramitar los pagos de proveedores, de los jubilados y pensionados del Poder Judicial.    
h.	Cualquier otra labor en lo que a su competencia funcional corresponda.

SECCIÓN III
Del Proceso Gestión Presupuesto y Contable

Artículo 13.- Corresponderá al Proceso de Gestión Presupuesto y Contable, integrado por los Subprocesos de Presupuesto y Contabilidad, las siguientes funciones:

a.	Participar en la formulación de anteproyectos de planes operativos anuales y  políticas institucionales en el área de su especialidad.
b.	Brindar asesoría profesional en las áreas de su competencia a comisiones y dependencias de la Institución.
c.	Establecer y velar por el cumplimiento de políticas, normas, directrices,  objetivos, programas y actividades en cada subproceso, las cuales son de carácter operativo, tendientes a dar efectivo cumplimiento y eficacia a las políticas rectoras que dicten la Corte Plena, el Consejo Superior y/o la Dirección Ejecutiva, sobre la materia, las cuales resultan ser de acatamiento obligatorio. 
d.	Autorizar los documentos de ejecución presupuestaria en caso que corresponda. 
e.	Establecer los mecanismos de coordinación y comunicación con las autoridades administrativas para ejecutar y controlar los recursos presupuestarios asignados a la Institución.
f.	Asentar oportunamente, conforme a la técnica contable las operaciones que se originen del presupuesto del Poder Judicial, Fondo de Jubilaciones y Pensiones y Fondo de Socorro Mutuo.
g.	Aprobar la ejecución de los cálculos y las gestiones de traslados de cuotas a otros regímenes de pensiones del Estado, conforme lo establece el artículo 240 de la Ley Orgánica del Poder Judicial.
h.	Aprobar la ejecución de los cálculos para la cancelación de los beneficios que se deriven del Fondo de Socorro Mutuo, según Ley N° 2281, y de los acuerdos del Consejo Superior.
i.	Rendir informes diversos cuando los soliciten los superiores.
j.	Realizar otras labores propias del proceso, que asigne la jefatura superior.

Del Subproceso de Presupuesto

Artículo 14.- El Subproceso de Presupuesto estará constituido por las unidades de Variaciones Presupuestarias y de Control y Registro Presupuestario, quienes se encargaran de la modificación y ejecución presupuestaria.

Artículo 15.- Le corresponderá al Subproceso de Presupuesto las siguientes funciones:
a.	Implementar los mecanismos de control que garanticen una seguridad razonable en las operaciones del área de su competencia.
b.	Controlar los egresos presupuestarios, según las clasificaciones que se definan.
c.	Garantizar la legalidad y la eficiencia de los controles internos en el manejo de los fondos públicos. 
d.	Verificar el contenido económico de las operaciones y transacciones que se tramiten con cargo al presupuesto.
e.	Certificar la existencia de los recursos presupuestarios asignados a los proyectos.	
f.	Tramitar y dar seguimiento, a los documentos de ejecución presupuestaria ante las oficinas competentes.
g.	Registrar por subpartidas, centro de responsabilidad y fuente de financiamiento las operaciones con cargo al presupuesto.
h.	Ajustar los controles presupuestarios de acuerdo a la desconcentración autorizada.
i.	Elaborar proyecciones de gastos de las subpartidas del presupuesto, con el fin de proponer las modificaciones presupuestarias necesarias.
j.	Coordinar con el Macro Proceso de Gestión de Recursos Humanos, la proyección de la partida de salarios.
k.	Preparar informes referentes a la ejecución presupuestaria.
l.	Asesorar y capacitar en materia presupuestaria a las oficinas que así lo requieren.
m.	Registrar y conciliar la información presupuestaria incluida en los sistemas automatizados que controlan la ejecución presupuestaria a nivel de Gobierno Central.
n.	Cualquier otra relacionada con el control y la ejecución del presupuesto que se le asigne.
  
Del Subproceso de Contabilidad
Artículo 16.- El Subproceso de Contabilidad estará constituido por las unidades de Contabilidad Presupuestaria y Fondo de Jubilaciones y Pensiones, que se avocarán al proceso contable de las distintas dependencias administrativas del Poder Judicial, del Fondo de Jubilaciones  Pensiones y del Fondo de Socorro Mutuo.

Artículo 17.- Le corresponderá al Subproceso de Contabilidad las siguientes funciones:	

a.	Registrar las transacciones financieras y contables de las distintas dependencias administrativas del Poder Judicial, del Fondo de Jubilaciones  Pensiones y del Fondo de Socorro Mutuo.
b.	Elaborar los estados financieros de las distintas dependencias administrativas del Poder Judicial, del Fondo de Jubilaciones y Pensiones y Fondo de Socorro Mutuo.
c.	Efectuar los cálculos para la cancelación de los beneficios que se deriven del Fondo de Socorro Mutuo, según Ley N° 2281, en concordancia con lo acordado por el Consejo Superior.
d.	Efectuar el refrendo de los cheques que emiten los Despachos Judiciales de la periferia del Primer Circuito Judicial de San José.
e.	Realizar los traspasos de recursos dinerarios de las Cuentas Corrientes Judiciales del Primer Circuito Judicial de San José, por solicitud de esos mismos Despachos.
f.	Confeccionar mensualmente las conciliaciones de las Cuentas Corrientes Judiciales del Primer Circuito Judicial de San José.
g.	Conciliar mensualmente las cuentas contables con las de presupuesto y de las cuentas del Mayor con los correspondientes auxiliares.
h.	Ejecutar los cierres técnicos de las Cuentas Corrientes Judiciales pertenecientes al Primer Circuito Judicial de San José.
i.	Emitir los criterios correspondientes a solicitud de la Dirección Ejecutiva en relación con los cierres de cuentas que se practican en la Unidades Administrativas Regionales.
j.	Brindar asesoría y capacitación a los funcionarios judiciales según lo requieran a nivel nacional, que operen con las cuentas corrientes judiciales.
k.	Ejecutar los cálculos y las gestiones de traslados de cuotas a otros regímenes de pensiones del Estado, conforme lo establece el artículo 240 de la Ley Orgánica del Poder Judicial.
l.	Realizar el análisis financiero de las ofertas de proyectos de construcción, en procesos de contratación administrativa.
m.	Cualquier otra labor relacionada con su campo de acción que se le asigne.

SECCIÓN IV
De la Unidad de Análisis Financiero y Riesgo

Artículo 18.- Corresponderá a la Unidad de Análisis Financiero y Riesgo las siguientes funciones:	

a.	Analizar, monitorear e informar sobre los riesgos en la administración de inversiones, a los que está expuesta la Institución.
b.	Recomendar sobre el diseño e implementación de políticas tendentes a mitigar riesgos al definir políticas de tolerancia, para que la alta dirección del Poder Judicial, tomen decisiones eficaces de carácter económico-financiero, conforme a las políticas de inversión y riesgo establecidas por el Consejo Superior y Corte Plena.
c.	Analizar y dar seguimiento  e interpretación respectiva de los indicadores actuariales, para los niveles Gerenciales del Poder Judicial.
d.	Asesorar en los procesos relacionados con la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP).
e.	Analizar, investigar y asesorar en los procesos relacionados con los Manuales de Cuentas y Catálogo de Cuentas del Poder Judicial, conforme a las directrices que al respecto emita la Contabilidad Nacional.
f.	Analizar, investigar y desarrollar procesos relacionados con el aseguramiento de la calidad del Macro Proceso Financiero Contable.
g.	Cualquier otra labor relacionada con su campo de acción que se le asigne.

CAPÍTULO III
DISPOSICIONES VARIAS

Artículo 19- Derogaciones. Se deroga el Reglamento Interno del Departamento Financiero Contable y de la Sección de Tesorería de ese mismo Departamento, aprobado por Corte Plena, en sesión celebrada el 7 de mayo de 1992, artículo XXV, así como cualquier otra disposición que se le oponga. 

Artículo 20.- Vigencia. Este Reglamento entra en vigencia a partir de su publicación en el Boletín Judicial.

Publicado en el Boletín Judicial Nº 215-2009 del 05-11-2009.